Voldoet dataverwijdering aan de AVG?

Ja, dataverwijdering moet voldoen aan de AVG. De wet verplicht organisaties om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk en om ze op een veilige manier te verwijderen wanneer de bewaartermijn is verstreken. Dit geldt voor iedereen die persoonsgegevens verwerkt, van kleine bedrijven tot grote organisaties.

Veilig data wissen is daarmee geen optionele stap, maar een wettelijke verplichting. Doe je het niet goed, dan riskeer je boetes, reputatieschade en klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dataverwijdering en AVG-compliance.

Wat zegt de AVG precies over het verwijderen van gegevens?

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit staat in artikel 5 van de verordening, het zogenoemde opslagbeperkingsprincipe. Zodra dat doel is bereikt of de wettelijke bewaartermijn is verstreken, moeten de gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.

De wet schrijft niet exact voor hoe je gegevens technisch moet verwijderen, maar wel dat de verwijdering afdoende en aantoonbaar moet zijn. Gegevens mogen na verwijdering niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Organisaties zijn verplicht om hiervoor passende technische en organisatorische maatregelen te treffen. Een intern dataverwijderingsbeleid opstellen is daarvoor een logische eerste stap.

Wanneer ben je verplicht om persoonsgegevens te verwijderen?

Je bent verplicht om persoonsgegevens te verwijderen zodra er geen geldige grondslag meer is om ze te bewaren. Dat moment is afhankelijk van de situatie, maar er zijn een aantal concrete triggers die de verwijderplicht activeren.

• De bewaartermijn die je zelf hebt vastgesteld in je privacybeleid is verstreken.
• Het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is bereikt.
• Een betrokkene maakt gebruik van zijn recht op vergetelheid.
• De toestemming waarop de verwerking was gebaseerd, is ingetrokken.
• Een wettelijke bewaarverplichting is verlopen, zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Let op: sommige gegevens moeten juist langer bewaard blijven vanwege wettelijke verplichtingen. In die gevallen geldt de verwijderplicht pas nadat die termijn is afgelopen. Het is verstandig om per categorie persoonsgegevens een bewaartermijn vast te leggen in een verwerkingsregister.

Hoe wis je data op een manier die AVG-proof is?

AVG-proof data wissen betekent dat de gegevens na verwijdering niet meer leesbaar of reconstrueerbaar zijn. Gewoon een bestand verplaatsen naar de prullenbak of een harde schijf formatteren is niet voldoende. De data blijft dan technisch gezien nog aanwezig op het opslagmedium.

Voor digitale opslag zijn er erkende methoden die voldoen aan internationale normen zoals de NEN 7510 of de DoD 5220.22-M standaard. De meest gebruikte aanpakken zijn:

1. Overschrijven: de data wordt meerdere keren overschreven met willekeurige tekens, waardoor de originele gegevens niet meer te herleiden zijn.
2. Cryptografisch wissen: de versleutelingssleutel van versleutelde gegevens wordt vernietigd, waardoor de data onleesbaar wordt.
3. Fysieke vernietiging: het opslagmedium wordt mechanisch vernietigd, bijvoorbeeld door shredding.

Welke methode het meest geschikt is, hangt af van het type apparaat en de gevoeligheid van de gegevens. Voor apparaten die worden doorverkocht of gerefurbished, is overschrijven of cryptografisch wissen de gebruikelijke keuze.

Wat is het verschil tussen data wissen en data vernietigen?

Data wissen betekent dat de gegevens op een opslagmedium onleesbaar worden gemaakt, terwijl het medium zelf intact blijft en opnieuw gebruikt kan worden. Data vernietigen betekent dat het fysieke opslagmedium zodanig wordt beschadigd of vernietigd dat het niet meer bruikbaar is.

In de praktijk is dit onderscheid belangrijk voor de keuze die je maakt bij het afvoeren van apparatuur. Wissen is geschikt als het apparaat nog een tweede leven krijgt, bijvoorbeeld via refurbishment. Vernietigen is de keuze als het apparaat geen economische waarde meer heeft of als de gevoeligheid van de data zo hoog is dat elke twijfel uitgesloten moet worden.

Beide methoden kunnen AVG-conform zijn, mits correct uitgevoerd en gedocumenteerd. Het gaat erom dat de persoonsgegevens na afloop niet meer toegankelijk zijn, ongeacht de methode die je kiest.

Wie is verantwoordelijk voor dataverwijdering bij uitbesteding?

Bij uitbesteding blijft de verwerkingsverantwoordelijke, dus jouw organisatie, eindverantwoordelijk voor de correcte verwijdering van persoonsgegevens. De partij die de verwijdering uitvoert, is de verwerker. Tussen beide partijen moet een verwerkersovereenkomst zijn afgesloten die de afspraken over dataverwijdering vastlegt.

Als je IT-apparatuur laat ophalen of inleveren bij een externe partij, moet die partij kunnen aantonen dat de data aantoonbaar en veilig is gewist. Zonder die zekerheid blijft het risico bij jou als opdrachtgever. Controleer daarom altijd of de verwerker werkt met gecertificeerde processen en een verklaring van verwijdering kan afgeven. Je kunt ook apparatuur inleveren bij een partij die dit proces volledig voor je regelt.

Welk bewijs heb je nodig om AVG-compliance aan te tonen?

Om AVG-compliance op het gebied van dataverwijdering aan te tonen, heb je aantoonbare documentatie nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij een controle of klacht vragen om bewijs dat gegevens correct zijn verwijderd. Zonder documentatie sta je zwak, ook als de verwijdering technisch correct is uitgevoerd.

De belangrijkste bewijsstukken zijn:

• Een certificaat of verklaring van dataverwijdering per apparaat of batch.
• Een verwerkersovereenkomst met de partij die de verwijdering uitvoert.
• Een intern beleid of procedure voor dataverwijdering.
• Logbestanden of rapporten van de gebruikte wissoftware.
• Een verwerkingsregister met de bewaartermijnen per gegevenscategorie.

Bewaar deze documentatie zelf ook zorgvuldig en controleerbaar. Dit geldt zowel voor de verwijdering van digitale bestanden als voor de afvoer van fysieke opslagmedia.

Wat zijn de gevolgen als dataverwijdering niet AVG-conform is?

Als dataverwijdering niet voldoet aan de AVG, kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen. De hoogte van de boete hangt af van de ernst van de overtreding, maar kan oplopen tot twintig miljoen euro of vier procent van de wereldwijde jaaromzet. Naast de financiële schade is er ook het risico op reputatieschade en verlies van klantvertrouwen.

Praktische gevolgen zijn onder andere:

• Een formele waarschuwing of last onder dwangsom van de toezichthouder.
• Verplichte melding van een datalek als persoonsgegevens onbedoeld toegankelijk zijn geworden.
• Civiele claims van betrokkenen die schade hebben geleden.
• Reputatieschade die klanten en partners kan afschrikken.

Voorkomen is hier veel eenvoudiger dan herstellen. Een goed ingericht proces voor AVG-conforme dataverwijdering beschermt je organisatie en geeft betrokkenen de zekerheid dat hun gegevens verantwoord worden behandeld.

Hoe SNEW helpt met AVG-conforme dataverwijdering

Wij nemen de zorg voor veilig data wissen volledig van je over. Of het nu gaat om een enkele laptop of een grote batch servers, wij zorgen dat elk apparaat AVG-proof wordt verwerkt voordat het een tweede leven krijgt als betrouwbaar, duurzaam refurbished apparaat.

Dit is wat wij voor je regelen:

• Gecertificeerde dataverwijdering volgens erkende internationale normen.
• Een verklaring van verwijdering per apparaat, zodat jij je compliance kunt aantonen.
• Een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de AVG-vereisten.
• Volledige ontzorging van inname tot verwerking, via onze all-in-one service.
• Transparante rapportage, zodat je altijd inzicht hebt in wat er met je apparatuur is gebeurd.

Apparatuur die na dataverwijdering nog in goede staat is, geven wij een tweede leven via refurbishment en repair. Zo combineer je AVG-compliance met een duurzame keuze. Wil je weten hoe dit voor jouw organisatie werkt? Neem contact op en we denken graag met je mee.