Als je bedrijfsapparatuur inlevert, blijft bedrijfsdata niet automatisch achter op het apparaat. Professionele verwerkers wissen alle data structureel en aantoonbaar voordat apparatuur een tweede leven krijgt. Dit geldt voor laptops, smartphones, servers en vrijwel elk ander apparaat met opslagcapaciteit. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over databeveiliging bij het inleveren van hardware.
Data wordt veilig verwijderd door gebruik te maken van gecertificeerde wissoftware die alle sectoren van een opslagmedium overschrijft. Dit maakt het onmogelijk om bestanden te herstellen. Bij professionele verwerkers van bedrijfsapparatuur is dit een gestandaardiseerd proces dat voor elk apparaat wordt uitgevoerd, ongeacht merk of type.
Het proces begint zodra apparatuur binnenkomt. Elk apparaat wordt geregistreerd en vervolgens aangeboden voor dataverwijdering. Gecertificeerde software overschrijft de opslag meerdere malen. Daarna ontvangt de klant een rapport als bewijs. Pas na afronding van dit proces gaat de apparatuur door naar refurbishment. Zo is veilig data wissen altijd de eerste stap.
Data wissen betekent dat opslagmedia via software worden overschreven, zodat bestanden niet meer leesbaar zijn. Data vernietigen betekent dat het fysieke opslagmedium onherstelbaar wordt beschadigd of versnipperd. Wissen is geschikt voor apparatuur die hergebruikt wordt. Vernietigen is de keuze als een apparaat of schijf niet meer in gebruik kan worden genomen.
Voor refurbished IT-apparatuur is wissen de standaardmethode. Het apparaat blijft intact en kan opnieuw worden ingezet. Fysieke vernietiging is een definitieve stap en wordt toegepast als een harde schijf defect is of als een klant dit om beveiligingsredenen eist. Beide methoden zijn aantoonbaar en worden gedocumenteerd.
Een datavernietigingscertificaat bewijst dat data aantoonbaar en conform een erkende norm is gewist. Dit document bevat informatie over het apparaat, de gebruikte methode, de datum en de uitvoerende partij. Het is het officiële bewijs dat een bedrijf nodig heeft om te voldoen aan de AVG en interne beveiligingseisen.
Veelgebruikte normen voor gecertificeerde dataverwijdering zijn onder andere NIST 800-88 en de Blancco-standaard. Een betrouwbare ITAD-partner levert standaard een certificaat per apparaat of per batch. Bewaar dit document altijd. Bij een datalek of audit is het uw bewijs dat u zorgvuldig heeft gehandeld.
Als bedrijfsdata niet goed wordt gewist van ingeleverde hardware, kunnen gevoelige gegevens in verkeerde handen vallen. Denk aan klantgegevens, financiële informatie, inloggegevens of bedrijfsstrategieën. Dit leidt tot reputatieschade, boetes onder de AVG en mogelijk juridische aansprakelijkheid.
De risico’s zijn concreet:
Veel bedrijven onderschatten dit risico. Een simpele fabrieksreset is geen afdoende oplossing. Bestanden zijn daarna nog steeds herstelbaar met vrij beschikbare software. Alleen gecertificeerde dataverwijdering biedt echte bescherming.
Het bedrijf dat de apparatuur inlevert, blijft eindverantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens. Dit is vastgelegd in de AVG. De inzamelaar of verwerker treedt op als verwerker in de zin van de wet. De verantwoordelijkheid voor correcte uitvoering ligt bij beide partijen, maar de juridische eindverantwoordelijkheid blijft bij de opdrachtgever.
Dit betekent dat u als bedrijf moet controleren of uw partner gecertificeerd werkt en een bewijs van dataverwijdering levert. Leg afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Zo voldoet u aan de AVG en heeft u bij een eventueel incident documentatie van uw zorgvuldig handelen. Kies een partner die transparant is over zijn werkwijze en certificering.
Niet elk apparaat vraagt om dezelfde aanpak. Sommige apparaten slaan data op locaties op die bij een standaardwissing worden gemist. Extra aandacht is nodig voor apparaten met meerdere opslagmedia, versleutelde schijven of embedded opslag.
De volgende apparaten vereisen extra zorgvuldigheid:
Geef bij het inleveren van apparatuur altijd aan welke apparaten het betreft. Een goede verwerker past de methode aan op het type opslag.
Een betrouwbare partner voor het inleveren van bedrijfsapparatuur werkt met gecertificeerde dataverwijdering, levert aantoonbaar bewijs en heeft ervaring met de AVG. Let daarnaast op transparantie over het proces, de mogelijkheid tot een verwerkersovereenkomst en een duidelijk aanbod voor rapportage per apparaat.
Controleer bij het selecteren van een partner de volgende punten:
Een partner die ook refurbishment van ICT-apparatuur aanbiedt, combineert databeveiliging met duurzaam hergebruik. Dat is zowel praktisch als verantwoord.
Wij nemen de zorg voor databeveiliging volledig uit handen. Van het moment dat uw apparatuur bij ons binnenkomt tot het moment dat u het certificaat ontvangt, regelen wij alles. Onze aanpak is praktisch, transparant en volledig in lijn met de AVG.
Wat wij bieden:
U belt, wij zijn flexibel. Of het nu gaat om één laptop of een volledige servermigratie: wij passen ons aan uw situatie aan. Neem contact op en ontdek hoe wij uw bedrijfsdata veilig en verantwoord verwerken.
Voor vragen en aanvragen over onze diensten staan wij je graag te woord.
+31 (0)88 024 79 00