Een dataverwijderingscertificaat is een officieel document dat bewijst dat gegevens op een apparaat volledig en onherstelbaar zijn verwijderd. Het certificaat vermeldt welk apparaat is verwerkt, welke methode is gebruikt en wie de verwijdering heeft uitgevoerd. Voor bedrijven die werken met persoonsgegevens is dit document geen luxe, maar een noodzaak.
De AVG (ook bekend als GDPR) verplicht organisaties om aantoonbaar verantwoord om te gaan met persoonsgegevens, ook bij het afstoten van apparatuur. Een certificaat van dataverwijdering is het bewijs dat je aan die verplichting voldoet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit onderwerp.
Een dataverwijderingscertificaat bevat de gegevens van het verwerkte apparaat, de gebruikte wismethode, de datum van verwijdering en de naam van de uitvoerende partij. Het document fungeert als formeel bewijs dat data op een aantoonbare en gecontroleerde manier zijn gewist.
Een volledig certificaat bevat doorgaans de volgende elementen:
Hoe gedetailleerder het certificaat, hoe sterker je bewijspositie. Bij een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens wil je precies kunnen aantonen wat er is gebeurd met de data op elk afgestoten apparaat.
Je bent verplicht een dataverwijderingscertificaat te hebben zodra je als organisatie apparatuur afstoot, verkoopt, inlevert of recyclet waarop persoonsgegevens hebben gestaan. Dit geldt voor vrijwel elk bedrijf, want bijna elke laptop, telefoon of server bevat zakelijke of klantgegevens.
De AVG schrijft voor dat je als verwerkingsverantwoordelijke kunt aantonen dat persoonsgegevens veilig zijn verwijderd. Een certificaat is daarvoor het meest praktische en juridisch erkende bewijs. Concreet heb je een certificaat nodig bij:
Ook als je werkt in sectoren zoals zorg, onderwijs of financiële dienstverlening gelden aanvullende eisen. In die sectoren is een bewijs van datavernietiging bij vrijwel elke apparaatwissel verplicht.
Dataverwijdering is de overkoepelende term voor het ontoegankelijk maken van gegevens. Datawissing betekent dat data softwarematig worden overschreven zodat het apparaat herbruikbaar blijft. Datavernietiging houdt in dat het fysieke opslagmedium wordt vernietigd, waarna het apparaat niet meer te gebruiken is.
Het onderscheid is belangrijk omdat de keuze afhangt van wat je met het apparaat wilt doen:
Voor refurbished IT-apparatuur is datawissing de meest duurzame keuze. Het apparaat behoudt zijn waarde en kan opnieuw worden ingezet, terwijl de data toch volledig en aantoonbaar zijn gewist.
Bij ingeleverde apparatuur verloopt het dataverwijderingsproces in vaste stappen: ontvangst en registratie van het apparaat, het uitvoeren van de wissoftware op elk opslagmedium, controle van het resultaat en uitgifte van het certificaat. Elk apparaat krijgt een uniek certificaat dat direct te herleiden is naar het serienummer.
Een professioneel proces ziet er als volgt uit. Na ontvangst wordt elk apparaat geregistreerd met zijn serienummer en type. Vervolgens wordt gecertificeerde wissoftware gestart die elk opslagmedium meerdere keren overschrijft. De software genereert automatisch een rapport per apparaat. Op basis van dat rapport wordt het dataverwijderingscertificaat opgesteld en aan de klant verstrekt.
Wanneer een schijf defect is en niet meer kan worden gewist, wordt het medium fysiek vernietigd. Ook dat wordt gedocumenteerd in het certificaat. Zo blijft de keten sluitend, ook bij beschadigde apparatuur.
Wil je weten hoe dit proces werkt als je apparatuur bij ons inlevert? Bekijk dan onze pagina over apparatuur inleveren.
Zonder een dataverwijderingscertificaat loop je als organisatie het risico op een datalek, juridische aansprakelijkheid en boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast kun je reputatieschade oplopen als blijkt dat klant- of personeelsgegevens op afgestoten apparatuur zijn aangetroffen.
De AVG kent boetes die kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Maar los van boetes zijn er nog andere concrete risico’s:
Een certificaat kost weinig moeite maar biedt veel bescherming. Het is simpelweg het bewijs dat je hebt gedaan wat je moest doen.
Een dataverwijderingscertificaat mag worden afgegeven door elke partij die aantoonbaar beschikt over de juiste software, kennis en processen om data veilig te wissen. In de praktijk zijn dit gecertificeerde IT-recyclingbedrijven, refurbishers of gespecialiseerde dataverwijderingsdiensten.
Er is in Nederland geen wettelijke verplichting dat de uitvoerende partij een specifiek keurmerk heeft, maar in de praktijk zijn er wel erkende standaarden waaraan een betrouwbare partij moet voldoen. Let bij het kiezen van een aanbieder op:
Doe je het intern zelf, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het certificaat en de onderbouwing ervan. Veel organisaties kiezen er bewust voor om dit uit te besteden, zodat de verantwoordelijkheid en het bewijs bij een externe, gespecialiseerde partij liggen.
SNEW verzorgt de volledige dataverwijdering voor zakelijke klanten op een veilige, gedocumenteerde en AVG-conforme manier. Of het nu gaat om een handvol laptops of een complete serverruimte, elk apparaat krijgt dezelfde zorgvuldige behandeling. Dit is wat wij bieden:
Na de dataverwijdering geven wij de apparatuur waar mogelijk een tweede leven als betrouwbare, zo goed als nieuwe refurbished IT-apparatuur. Zo combineer je compliance met duurzaamheid. Wil je meer weten over onze aanpak? Bekijk onze dataverwijderingsdienst of lees hoe onze all-in-one service werkt. Liever direct contact? Neem gerust contact op, wij denken graag met je mee.
Voor vragen en aanvragen over onze diensten staan wij je graag te woord.
+31 (0)88 024 79 00