Een dataverwijderingscertificaat is een officieel document dat bewijst dat gegevens op een apparaat volledig en onherstelbaar zijn gewist. Het certificaat bevat informatie over het apparaat, de gebruikte verwijderingsmethode, de datum van verwijdering en de naam van de uitvoerende partij. Dit bewijs is essentieel voor organisaties die moeten aantonen dat zij voldoen aan privacywetgeving zoals de AVG. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit certificaat.
Een dataverwijderingscertificaat bevat altijd de identificatiegegevens van het apparaat, de toegepaste verwijderingsstandaard, de datum en het tijdstip van de verwijdering, en de naam of handtekening van de verantwoordelijke uitvoerder. Samen vormen deze gegevens het volledige bewijs dat data veilig is gewist.
Concreet vind je op een standaard certificaat dataverwijdering de volgende elementen:
Hoe gedetailleerder het certificaat, hoe sterker het bewijs. Bij grote aantallen apparaten wordt per apparaat een aparte regel of bijlage opgenomen, zodat elk serienummer individueel herleidbaar is.
Een dataverwijderingscertificaat maakt aantoonbaar dat een organisatie voldoet aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De AVG verplicht organisaties om persoonsgegevens te beschermen en te verwijderen wanneer zij niet langer nodig zijn. Het certificaat is het tastbare bewijs van die naleving.
Concreet helpt het certificaat bij het aantonen van:
Bij een audit of datalek is het certificaat direct opvraagbaar bewijs richting de Autoriteit Persoonsgegevens. Zonder dit document is het lastig te bewijzen dat data daadwerkelijk is verwijderd.
Het verschil zit in de methode. Een dataverwijderingscertificaat bewijst dat data softwarematig is gewist, terwijl het apparaat zelf intact blijft en opnieuw gebruikt kan worden. Een vernietigingscertificaat bewijst dat het fysieke opslagmedium is vernietigd, bijvoorbeeld door shredding of degaussing.
Bij softwarematige verwijdering blijft het apparaat waardevol. Het kan worden gerefurbished en krijgt een tweede leven. Dit is de meest duurzame keuze en sluit aan bij de principes van de circulaire economie. De veilige dataverwijdering is dan ook de eerste stap in een verantwoord refurbishmentproces.
Fysieke vernietiging is onomkeerbaar. Het apparaat is daarna onbruikbaar en wordt afval. Dit is alleen nodig bij zwaar beschadigde media of bij extreem gevoelige informatie waarbij softwarematige verwijdering onvoldoende zekerheid biedt. In alle andere gevallen verdient softwarematige verwijdering de voorkeur.
Op een data wissen certificaat staat altijd de naam van de gebruikte verwijderingsstandaard. De meest voorkomende standaarden zijn NIST 800-88, DoD 5220.22-M en het BLANCCO-platform, dat internationaal erkend is als referentie voor gecertificeerde dataverwijdering.
De bekendste standaarden op een rij:
Het BLANCCO certificaat is in de praktijk een van de meest gebruikte vormen van bewijs, omdat het platform automatisch gedetailleerde rapporten aanmaakt per apparaat. Dit maakt controle en archivering eenvoudig.
Er is geen wettelijk vastgelegde bewaartermijn specifiek voor dataverwijderingscertificaten, maar de AVG schrijft voor dat je kunt aantonen dat je aan je verplichtingen hebt voldaan. In de praktijk hanteren de meeste organisaties een bewaartermijn van minimaal vijf jaar.
Houd daarbij rekening met het volgende:
Bij een fusie, overname of bedrijfsbeëindiging gaan de certificaten mee over naar de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke. Zorg dat dit contractueel is vastgelegd.
Een geldig dataverwijderingscertificaat mag worden afgegeven door een gecertificeerde IT-dienstverlener die aantoonbaar werkt met erkende verwijderingssoftware en -methoden. De uitvoerende partij moet traceerbaar zijn en het certificaat moet herleidbaar zijn naar een specifiek apparaat en een specifieke verwijderingsactie.
Niet elk bedrijf is hiertoe bevoegd. Een betrouwbare partij voldoet aan deze kenmerken:
Intern wissen door een eigen IT-afdeling is mogelijk, maar alleen als het proces gedocumenteerd is en de gebruikte software erkende certificaten genereert. Voor de meeste organisaties is uitbesteding aan een gespecialiseerde partij de veiligste keuze.
Wij verzorgen de volledige dataverwijdering van uw ICT-apparatuur, van laptop tot server, en leveren bij elk apparaat een officieel certificaat af. Zo heeft u altijd aantoonbaar bewijs dat u voldoet aan de AVG en andere relevante wetgeving.
Wat wij voor u regelen:
U belt, wij zijn flexibel. Of het nu gaat om tien laptops of een volledige servermigratie: SNEW regelt het van begin tot eind. Neem contact op en wij vertellen u precies wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen.
Voor vragen en aanvragen over onze diensten staan wij je graag te woord.
+31 (0)88 024 79 00